Organiseer jouw evenement in Leiden
Wil je in Leiden een evenement organiseren? Dan is het belangrijk om te weten of je een melding moet doen, of een vergunning nodig hebt. Vaak moet je voor je aanvraag documenten aanleveren bij de gemeente en heb je de mogelijkheid om subsidie aan te vragen. Op deze pagina vind je alle stappen voor het organiseren van een evenement.
Benieuwd of je alle benodigde documenten hebt? Bekijk onze checklist.
1. Idee
Heb je een goed idee voor een evenement in Leiden? Begin je dan eerst te oriënteren wanneer en waar je het evenement wil organiseren.
Evenementenkalender
Gedurende het jaar vinden er veel evenementen in Leiden plaats. Check dan eerst de Evenementenkalender of er nog ruimte is op jouw gewenste moment en voorkom overlap met andere evenementen.
Locatie
Voor alle evenementenlocaties is een locatieprofiel beschikbaar. In het locatieprofiel lees je wat er op een locatie is toegestaan.
Voor een aantal locaties is een extra hand-out beschikbaar met aanvullende praktische informatie. Neem hiervoor contact op met de gemeente via evenementen@leiden.nl of bel naar evenemententelefoon 06-40912299.
2. Melding of vergunning
Als je een evenement wil organiseren, is het van belang om te weten in welke categorie jouw evenement valt. Organiseer je een buurt- of straatfeest, hoef je alleen een melding te doen bij de gemeente. Voor alle andere categorieën is het noodzakelijk om een vergunning aan te vragen.
Meld je evenement op tijd aan
Vraag jouw evenement zo vroeg mogelijk aan via de EvenementAssistent van de Gemeente Leiden en lever documenten op tijd aan. Houd rekening met de behandeltermijn; een melding moet minimaal 2 weken vooraf worden gedaan. Voor vergunningen gelden langere aanvraagtermijnen.
Check of een melding voldoende is
Beantwoord onderstaande vragen. Kun je alles met ‘ja’ beantwoorden? Dan is een melding voldoende. Is jouw antwoord ergens ‘nee’? Dan heb je waarschijnlijk een vergunning nodig.
1. Organiseer je een buurt- of straatfeest?
2. Komen er maximaal 75 bezoekers?
3. Vindt het evenement plaats op één locatie?
4. Duurt het evenement maximaal 1 dag?
5. Is het geluid maximaal 70 dB?
6. Eindigt het evenement vóór 20:00 uur?
7. Wordt er geen alcohol verkocht?
8. Wordt er geen hoofdweg afgesloten?
9. Worden er geen tijdelijke bouwwerken geplaatst?
Melding is voldoende
Alle bovenstaande vragen met ‘ja’ beantwoord? Je kunt een melding doen als je aan alle voorwaarden voldoet.
Vergunning nodig
Kun je niet alles met ‘ja’ beantwoorden? Dan heb je waarschijnlijk een vergunning nodig.
Hoef je alleen melding te doen?
Dan kun je direct een melding doen via de EvenementAssistent van de gemeente Leiden.
Moet je een vergunning aanvragen?
Dan zijn de volgende stappen op jouw evenement van toepassing.
Geen automatische vergunningverlening
Wanneer jouw evenement is aangemeld, betekent dat niet automatisch dat de vergunning wordt verleend. De gemeente Leiden neemt contact met je op.
Risicoklassen & planning
Moet je een vergunning aanvragen? Dan krijgt jouw evenement na het starten van de vergunningaanvraag een risicoklasse. Deze categorie bepaalt de planning, kosten en de benodigde documenten voor jouw evenement.
Twijfel je onder welke categorie jouw evenement valt?
Neem dan contact op met bureau Evenementen via 14 071. Of stuur een e-mail naar evenementen@leiden.nl.
A-evenement
Kosten:
€90,60
Aanvraagtermijn:
4–6 weken vóór het evenement
Maximaal geluid:
70 dB(A), 80 dB(C)
Documenten:
- Plattegrond op schaal
- Bewonersbrief
B-regulier
Kosten:
€122,95
Aanvraagtermijn:
8 weken vóór het evenement
Maximaal geluid:
80 dB(A), 90 dB(C)
Documenten:
- Plattegrond op schaal
- Bewonersbrief
- Veiligheidsplan
B-risico
Kosten:
€181,20
Aanvraagtermijn:
16 weken vóór het evenement
Maximaal geluid:
85 dB(A) en 95 dB(C)
Documenten:
- Plattegrond op schaal
- Bewonersbrief
- Veiligheidsplan
C-evenement
Kosten:
€232,95
Aanvraagtermijn:
16 weken vóór het evenement
Maximaal geluid:
85 dB(A) en 95 dB(C)
Documenten:
- Plattegrond op schaal
- Bewonersbrief
- Veiligheidsplan
3. Evenementenplan
Werk jouw idee uit en zet het op papier. Denk hierbij aan de volgende onderdelen:
Idee & concept
Doelgroep, verwachte bezoekersaantallen, programma, locatie
Financiering
Verdienmodel, subsidies, fondsen, samenwerkingen
Uitvoering
Draaiboek, programma, personeel, vrijwilligers, statiegeldbekers, containers, etc.
Voorzieningen
Stroom, water, sanitair
Opbouw
Leveranciers, techniek, licht, geluid, podia
Afbouw & nazorg
Materialen ophalen, terrein schoon, afvalverwerking
Verkeer & veiligheid
Vergunning, plattegrond, routing, EHBO, toegankelijkheid, geluid
Communicatie & promotie
Welke kanalen ga je gebruiken en hoe ga je jouw evenement promoten?
Evaluatie
Organisatie, externe partners, locatie
Buurt
Bekijk hoe je de buurt bij je event betrekt
4. Documenten verzamelen
Bij het aanvragen van de vergunning voor jouw evenement, word je gevraagd een aantal documenten aan te leveren. Welke documenten dit zijn, is afhankelijk van de categorie waar het evenement onder valt. Zorg ervoor dat je bij je vergunningaanvraag zo volledig mogelijk doet, om eventuele vertraging te voorkomen.
Tip: vul de checklist in
Benieuwd welke documenten je nodig hebt voor jouw aanvraag? Vul onze checklist voor een indicatie!
Aanvragen via EvenementAssistent
De vergunning voor een evenement vraag je aan via de EvenementAssistent van de gemeente Leiden. Doe de hoofdaanvraag zo compleet mogelijk om vertraging te voorkomen.
Vanaf categorie A
Plattegrond
Bij iedere aanvraag ben je verplicht een plattegrond (situatietekening) in te dienen. Voor voorbeelden en richtlijnen kun je terecht bij de Veiligheidsregio Hollands Midden.
Vereisten plattegrond
Een plattegrond moet in elk geval de volgende onderdelen bevatten:
- Legenda
- Afmetingen van de te plaatsen objecten en in- en uitgangen
- Gebruik van pictogrammen (bekijk voorbeeldpictorgrammen)
- Voorzien van een noordpijl
Voor advies en beoordeling van jouw plattegrond, neem dan contact op met de gemeente Leiden door te mailen naar naar evenementen@leiden.nl.
Bewonersbrief
Informeer omwonenden tijdig over jouw evenement en eventuele overlast of wegafsluitingen
Vanaf categorie B
(zonder risico)
Veiligheidsplan (categorie B en C)
Voor grotere evenementen is een veiligheidsplan verplicht.
5. Aanvullende documenten & vereisten
Afhankelijk van de locatie en invulling van jouw evenement, kan het nodig zijn dat je aanvullende stukken aanlevert bij je vergunningsaanvraag.
Locatie & inrichting
Plaatsing tijdelijke bouwwerken
Worden er voor je evenement tijdelijke bouwwerken groter dan 25 m² geplaatst, zoals een podium, tribune, overkapping of tent? Dan moet de technische tekening en constructieberekening met de aanvraag worden meegestuurd.
De leverancier van het tijdelijke bouwwerk kan het benodigde tentboek, podiumboek of tribuneboek verstrekken.
Attracties & springkussens
Ga je een springkussen of attractie bij je evenement plaatsen? Dan moet er een veiligheidscertificaat worden meegeleverd. Dit certificaat kan bij de leverancier worden opgevraagd. Voor attracties moet tevens het RAS-nummer worden meegestuurd.
Evenementen op gras
Vindt jouw evenement plaats op een terrein met gras? Dan moet je een grasplan maken.
Evenement onder bomen
Controleer de eisen wanneer je evenement plaatsvindt op een locatie met bomen.
Aanvragen gemeentelijke diensten
Wil je gebruikmaken van gemeentelijke diensten zoals hekwerk, schoonmaak of afvalbakken. Vraag deze aan via het formulier beheer.
Drank en horeca
Alcohol schenken
Wordt er tijdens het evenement alcohol geschonken? Voor de ontheffing op de Alcoholwet is een geldige Verklaring Sociale Hygiëne (VSH) nodig. Stuur een kopie van de VSH of de gegevens van de persoon met de VSH (voorletters, achternaam, geslacht en geboortedatum) mee bij de aanvraag.
Alcohol mag vanaf 13.00 uur worden geschonken.
Herbruikbare bekers
Je bent als evenement in de openbare ruimte verplicht om herbruikbare statiegeldbekers te gebruiken.
Logistiek en verkeer
Afzetten straten & omleidingen
Heeft jouw evenement gevolgen voor het verkeer, omdat er bijvoorbeeld een weg afgesloten moet worden? In dat geval moet je een verkeersplan aanleveren.
- wanneer verkeersmaatregelen gelden
- waar borden en afzettingen komen
- eventuele omleidingen
- doorgang voor hulpdiensten
Werk dit samen met de gemeente Leiden uit. Mail naar evenementen@leiden.nl of bel naar evenemententelefoon 06-40912299
Beveiliging & verkeersregelaars
Bij grotere evenementen kunnen beveiligers en/of verkeersregelaars verplicht zijn. De gemeente stelt verkeersregelaars aan. Hiervoor moet je een aparte aanmelding doen.
Fietsparkeren
Binnenkort volgt hier een handreiking voor fietsparkeren bij evenementen. Hiermee help je bezoekers jouw evenement goed bereikbaar te maken per fiets of scooter, met zo min mogelijk overlast.
Vragen? Neem contact op via evenementen@leiden.nl.
Veiligheid
EHBO & medische inzet
Denk aan EHBO-posten, bereikbaarheid hulpdiensten en voldoende medische voorzieningen.
6. Start vergunningaanvraag
Je doet je vergunningaanvraag via de EvenementAssistent van de Gemeente Leiden.
Doe een complete aanvraag
Om vertraging te voorkomen: zorg ervoor dat je hoofdaanvraag zo compleet mogelijk is. Benieuwd of je alle documenten hebt? Bekijk onze checklist.
7. Subsidies & fondsen
Misschien komt jouw evenement in aanmerking voor subsidie of een fonds. Bekijk alle mogelijkheden op de pagina subsidies & fondsen.
8. Communicatie & promotie
Promotie
Denk na over hoe je jouw evenement gaat communiceren en promoten. Welke kanalen ga je hiervoor gebruiken, zoals social media, persberichten of brieven naar omwonenden? Bekijk de pagina promotie voor tips, advies en handige links of neem contact op voor extra ondersteuning via marketing@leidenenpartners.nl.
9. Uitvoering & evenement
Verspreid in aanloop naar je evenement de bewonersbrief huis-aan-huis in de buurt waar het evenement plaatsvindt. Daarnaast moet de inrichting van het terrein conform de goedgekeurde plattegrond plaatsvinden.
10. Afronding & evaluatie
Zorg ook voor een goede afbouw en afronding van jouw evenement. Denk aan het schoon opleveren van het terrein, afvalverwerking en het ophalen van materialen.
Evalueer na afloop jouw evenement samen met de organisatie, betrokken partners en eventueel de locatiebeheerder. Zo neem je leerpunten mee voor een volgende editie.
Twijfel je of heb je vragen?
Kom je er niet helemaal uit of wil je even sparren over jouw evenement?
Neem gerust contact op met het Evenementenloket Leiden. We denken graag met je mee.